Pequenos escritórios de arquitetura e engenharia enfrentam uma decisão que vai além do custo operacional: optar por contratar empregados no regime CLT ou recorrer a prestadores PJ e freelancers altera diretamente a carga tributária, a margem de lucro e os riscos jurídicos das empresas enquadradas no Simples Nacional.

O efeito do Fator R e dos anexos do Simples

Escritórios dessas áreas geralmente caem no Anexo V do Simples Nacional, com alíquota inicial de 15,5% sobre o faturamento para quem tem receita anual até R$ 180 mil. À medida que a receita cresce, as alíquotas sobem rapidamente — por exemplo, R$ 200 mil/ano corresponde a 18% — chegando a 30,5% para receitas entre R$ 3,6 milhões e R$ 4,8 milhões.

A legislação, porém, permite migração para o Anexo III — em que as alíquotas começam em 6% — quando o gasto com folha de pagamento é relativamente alto em relação ao faturamento. Esse cálculo é feito pelo “Fator R”: soma da folha dos últimos 12 meses (incluindo salários CLT, pró-labore dos sócios e encargos como FGTS e INSS) dividida pela receita bruta do mesmo período. Se o Fator R atingir 0,28 (28%) ou mais, a empresa pode pleitear o enquadramento no Anexo III; caso contrário, permanece no Anexo V.

Pagamentos a PJs ou a freelancers não entram na conta do Fator R — são tratados como despesas operacionais — e, no caso de contratados pessoa física como freelancers, há a obrigação de recolher 20% de INSS patronal sobre os pagamentos.

Risco trabalhista

Há ainda o risco de processos trabalhistas quando contratações via PJ ocultam vínculo empregatício, isto é, quando existe subordinação, pessoalidade e dependência econômica. Nesses casos, o escritório fica exposto a reclamações trabalhistas que podem resultar em custos e passivos.

Exemplo prático

Para ilustrar o impacto, considere um escritório com faturamento mensal de R$ 50 mil (R$ 600 mil ao ano) e custo fixo mensal de R$ 14 mil com equipe. Se esses R$ 14 mil forem pagos a PJs, entram como despesa operacional e o Fator R fica abaixo de 28%, mantendo a empresa no Anexo V, com alíquota de 19,5% do Simples e imposto mensal de R$ 8.925 após deduções.

Se os mesmos R$ 14 mil forem gastos em folha CLT, o Fator R alcança 28% e a empresa poderia migrar para o Anexo III, passando a ter alíquota de 13,5% e pagar R$ 5.280 por mês em impostos após deduções. Nesse exemplo, a diferença entre empregar 100% no regime PJ e 100% no regime CLT representa uma economia de R$ 3.645 mensais no imposto do Simples.

Pontos de atenção e alternativa híbrida

Embora a comparação tributária favoreça a folha mais alta para efeitos do Fator R, os regimes não são equivalentes em custos totais, flexibilidade operacional, disponibilidade de profissionais e riscos jurídicos. No regime CLT, o desembolso da empresa inclui encargos como FGTS, férias, 13º e INSS patronal; em contratos PJ, o pagamento chega de forma mais direta ao prestador, podendo permitir a contratação de mais profissionais, mas sem a possibilidade de impor subordinação típica de vínculo empregatício.

Uma estratégia para elevar o Fator R sem necessariamente ampliar quadro é aumentar o pró-labore dos sócios, já que esse valor integra a folha. Contudo, é preciso calcular o impacto do INSS e do Imposto de Renda sobre o pró-labore para confirmar se a mudança compensa em termos tributários. Segundo Milton Fontes, sócio do Peixoto & Cury Advogados, a solução que costuma equilibrar imposto, margem e risco jurídico é um modelo híbrido: manter contratações CLT e pró-labore suficientes para assegurar um Fator R acima de 28% e usar PJs apenas para projetos pontuais ou parcerias técnicas genuínas.

O tema do Fator R vale também para outras atividades listadas na resolução do Simples; a empresa deve avaliar com planejamento tributário antes de decidir pela forma de contratação.

Com informações de Investnews